Cahier des charges e-commerce B2B : le guide pour PME

Un cahier des charges e-commerce B2B doit expliquer comment vos clients professionnels commandent, quels tarifs leur sont applicables et comment les commandes arrivent dans votre gestion. Avant de choisir une plateforme ou un prestataire, décrivez ces règles avec des exemples réels. Le design vient ensuite.

Pour un grossiste, un fabricant ou un distributeur, l’enjeu n’est pas seulement de vendre en ligne. Vous devez décider quelles opérations rendre autonomes, quelles validations conserver et quelles informations partager. Ce guide vous aide à préparer un document exploitable, à construire votre enveloppe budgétaire et à comparer des propositions sur une base commune.

Que doit contenir un cahier des charges e-commerce B2B ?

Un cahier des charges e-commerce B2B doit réunir vos objectifs, les profils d’acheteurs, les règles commerciales, le parcours de commande, les échanges avec vos logiciels et les critères de validation. Ajoutez les responsabilités, le budget et les prestations attendues après le lancement. Chaque exigence importante doit pouvoir être vérifiée.

Cette logique rejoint la trame proposée par France Num : contexte, objectifs, fonctionnalités, outils à connecter, livrables, calendrier et budget. Pour le B2B, précisez surtout ce qui varie selon l’entreprise cliente.

Votre document doit répondre à trois niveaux de questions :

• Pourquoi : quel problème commercial ou administratif cherchez-vous à résoudre ?
• Quoi : quelles actions l’acheteur et vos équipes doivent-ils pouvoir réaliser ?
• Comment vérifier : quel résultat observable permettra d’accepter la livraison ?

Évitez d’imposer une technologie sans raison métier. Écrivez plutôt : « Un acheteur retrouve les références de sa dernière commande et peut les recommander avec ses tarifs actualisés. » Le prestataire devra expliquer comment réaliser cette exigence.

Commencez par un objectif opérationnel, pas par une liste de fonctionnalités

Choisissez un problème prioritaire : ressaisie des commandes, difficulté à commander hors des horaires d’ouverture, erreurs de conditionnement ou accès laborieux aux documents produits. Fixez ensuite une situation de départ à mesurer avant le projet.

Pour réduire la ressaisie, relevez le temps passé à traiter une commande, le nombre de corrections et la part des commandes pouvant suivre des règles standard. Ces observations seront plus utiles qu’un objectif vague de « transformation digitale ».

Exemple fictif : un distributeur de fournitures industrielles reçoit des commandes par courriel. Certaines utilisent les références internes du client ; d’autres demandent un prix exceptionnel. Le premier périmètre pourrait couvrir uniquement les réassorts aux conditions déjà négociées. Les demandes exceptionnelles restent traitées par les commerciaux.

Définissez aussi les exclusions : pays non desservis, produits sur devis, nouveaux clients non validés ou commandes nécessitant une étude technique. Pour cadrer la création d’un site e-commerce, ces limites sont aussi importantes que les fonctionnalités retenues.

Décrivez l’entreprise cliente et les personnes qui achètent

Ne confondez pas l’entreprise facturée, ses établissements et les personnes autorisées à commander. Décrivez ces niveaux séparément, puis précisez les droits associés à chaque profil.

• Entreprise : identifiant dans votre gestion, conditions commerciales, coordonnées de facturation.
• Établissement : adresse de livraison, catalogue autorisé, éventuelles conditions particulières.
• Utilisateur : coordonnées, établissements accessibles, actions autorisées.

Une entreprise cliente peut, par exemple, vouloir laisser ses responsables de site préparer un panier, tout en réservant la validation au service achats. Demandez-vous également qui peut inviter un collègue, consulter une facture ou modifier une adresse.

Pour les accès aux données personnelles, la CNIL recommande de limiter les droits aux besoins de chaque utilisateur, de faire valider les habilitations et de supprimer les autorisations devenues inutiles. Traduisez ces recommandations en scénarios de test : un utilisateur retiré ne doit plus accéder au compte ; un acheteur d’un établissement ne doit pas consulter les documents d’un autre sans autorisation.

Formalisez vos règles de prix et de commande

Le cahier des charges e-commerce B2B doit définir quel prix s’applique, dans quel contexte et selon quel ordre de priorité. Ne vous contentez pas de demander des « tarifs personnalisés » : fournissez des exemples permettant de calculer le montant attendu.

Construisez une matrice des règles commerciales

Décidez aussi à quel moment un prix devient définitif : ajout au panier, validation par l’acheteur ou acceptation par votre entreprise. Prévoyez le cas d’un panier conservé pendant plusieurs jours alors qu’un tarif change.

Vérifiez les règles réellement couvertes par la plateforme

Des plateformes proposent des mécanismes B2B standards. La documentation officielle de Shopify sur les catalogues B2B décrit notamment des catalogues différenciés, des règles de quantité et des prix dégressifs. Les possibilités et limites dépendent toutefois du forfait et du mode d’attribution des catalogues.

Demandez une démonstration avec votre matrice, pas une présentation générale. Une fonction intitulée « tarifs professionnels » ne prouve pas qu’elle reproduit vos règles de cumul, d’arrondi ou de priorité.

Comment prévoir la connexion avec votre ERP ou votre CRM ?

Décrivez les informations qui doivent circuler, le logiciel qui fait autorité et le comportement attendu en cas d’échec. Une connexion avec un ERP ou un CRM n’est pas un simple bouton à cocher dans le devis.

Un ERP centralise la gestion de l’entreprise, notamment les commandes, les stocks ou la facturation. Un CRM organise la relation commerciale avec les prospects et les clients. Une API est une interface permettant à deux logiciels d’échanger automatiquement des informations.

Pour chaque donnée, indiquez :

• La source de référence : où le prix, le stock ou l’adresse doit-il être modifié ?
• Le sens de circulation : du logiciel de gestion vers le site, ou l’inverse ?
• La fréquence : à chaque événement, à intervalles réguliers ou sur demande ?
• Le contrôle : qui reçoit une alerte si l’échange échoue ?
• La reprise : comment relancer l’opération sans créer un doublon ?

Pour la commande, distinguez « demande reçue par le site » et « commande acceptée dans la gestion ». Si le stock ou le crédit client doit encore être vérifié, le message adressé à l’acheteur ne doit pas promettre une acceptation définitive.

Avant le chiffrage, réunissez la documentation des interfaces, un accès de test et des exemples de données. La connexion aux outils ERP et CRM mérite un lot identifiable, avec ses propres tests et responsabilités.

Quel budget prévoir pour un site e-commerce B2B ?

Le budget dépend surtout des règles commerciales, de la qualité des données et des connexions nécessaires. Un catalogue professionnel avec commande simple n’a pas le même périmètre qu’un portail multi-établissements connecté à plusieurs logiciels.

À titre de repère général, France Num indique une fourchette de 5 000 à 25 000 € pour un site e-commerce, incluant notamment conception graphique, développement, intégration de contenu et formation. Cette indication ne constitue pas un barème pour un projet B2B complexe.

Pour préparer votre enveloppe, le tableau suivant propose un modèle de calcul hypothétique. Les charges et le coût de 800 € HT par journée sont des hypothèses de travail, ni des moyennes de marché ni des tarifs Novane. Remplacez-les par les estimations des prestataires.

Ces enveloppes illustrent des prestations de cadrage, conception, réalisation et validation. Ajoutez séparément les abonnements, extensions, hébergement, maintenance, frais de paiement, production des contenus et temps mobilisé dans votre entreprise.

Demandez une projection sur trois ans avec les hypothèses explicites : utilisateurs, volume de commandes, références et connexions. Une licence économique ne suffit pas à rendre le projet économique si l’exploitation exige des corrections manuelles quotidiennes.

Préparez un jeu de tests avant de consulter les prestataires

La recette est la phase pendant laquelle votre entreprise vérifie que le site livré respecte les exigences convenues. Préparez ses scénarios dès le cadrage : ils serviront à examiner les démonstrations, puis à accepter la livraison.

Constituez un dossier représentatif, avec des données anonymisées ou fictives :

1. Un client standard et un client disposant de conditions particulières.
2. Un produit vendu à l’unité et un produit vendu par conditionnement.
3. Une commande disponible et une commande comportant une rupture.
4. Un acheteur autorisé et un utilisateur dont l’accès doit être refusé.
5. Une transmission de commande réussie et une transmission interrompue.
6. Un changement de tarif pendant la conservation d’un panier.

Pour chaque scénario, écrivez le résultat attendu. « La commande fonctionne » est insuffisant. Préférez : « Après une reprise de transmission, une seule commande existe dans l’ERP et l’équipe peut retrouver son identifiant depuis le site. »

Faites valider ces résultats par le commerce, l’administration des ventes, la logistique et la finance. Leurs désaccords doivent être arbitrés avant le développement.

Anticipez les contenus, la sécurité et la sortie du contrat

Désignez la personne responsable de chaque information produit : référence, unité, dimensions, compatibilité, notice et photographie. Décidez aussi quels éléments seront publics et lesquels nécessiteront une connexion. Un catalogue peut être consultable librement tout en réservant les prix négociés aux comptes validés.

Si le projet remplace un site existant, prévoyez le traitement de ses anciennes adresses. Les recommandations de Google pour une migration avec changement d’URL comprennent la correspondance entre anciennes et nouvelles pages, les redirections permanentes et le suivi après bascule. Une redirection envoie automatiquement le visiteur vers la nouvelle adresse.

Concernant les données personnelles, la CNIL demande d’encadrer la sous-traitance par un contrat précisant notamment les responsabilités, la sécurité, les incidents et les conditions de restitution ou de destruction des données. Faites examiner ces dispositions selon votre contexte.

Demandez également, dans les prestations attendues :

• Les modalités de sauvegarde et un test de restauration.
• Les alertes en cas d’échec des échanges avec la gestion.
• La propriété ou les droits d’utilisation des développements spécifiques.
• Les formats d’export des clients, produits et commandes.
• La documentation et les conditions de reprise par un autre prestataire.

Organisez le projet autour des décisions à prendre

Construisez le calendrier à partir des dépendances : données disponibles, accès aux logiciels, validation des règles et disponibilité des équipes. Demandez au prestataire de distinguer charge de travail et durée calendaire.

1. Observer : analyser des commandes représentatives et les exceptions.
2. Arbitrer : définir les règles prioritaires et les exclusions du lancement.
3. Vérifier : tester les interfaces et les fonctions standards incertaines.
4. Concevoir : valider les parcours avec des acheteurs professionnels.
5. Réaliser et réceptionner : développer, connecter et exécuter les scénarios convenus.
6. Lancer progressivement : ouvrir à un groupe de clients volontaires, puis élargir après correction des difficultés.

Nommez un responsable interne capable d’arbitrer. Prévoyez explicitement le temps du catalogue, de la finance et de l’administration des ventes : leurs validations ne peuvent pas être remplacées par une décision purement technique.

Les erreurs qui rendent les devis impossibles à comparer

• Décrire seulement les écrans : ajoutez les règles, les données et les cas d’échec.
• Exiger du temps réel partout : précisez plutôt le délai maximal acceptable pour chaque information.
• Reporter la préparation du catalogue : attribuez ce travail à une personne et faites-le chiffrer s’il est externalisé.
• Automatiser toutes les exceptions : conservez un traitement humain lorsque le cas ne justifie pas un développement.
• Comparer uniquement le prix initial : vérifiez licences, exclusions, maintenance et exploitation.
• Confondre livraison et performance commerciale : distinguez conformité du site, adoption des clients et résultats économiques.

Demandez à chaque candidat de classer les exigences : incluses, optionnelles, non couvertes ou à clarifier. Faites apparaître les hypothèses derrière chaque montant. Une réponse précise sur les limites est plus exploitable qu’une promesse de tout couvrir.

Questions fréquentes

Peut-on consulter des prestataires sans avoir terminé le cahier des charges ?

Oui. Préparez au minimum vos objectifs, quelques commandes représentatives, vos logiciels existants et vos contraintes budgétaires. Demandez d’abord un cadrage identifié, avec des livrables précis, plutôt qu’un prix ferme reposant sur des règles encore inconnues.

Faut-il conserver les commandes par courriel après le lancement ?

Prévoyez cette possibilité pendant la transition et pour les commandes exclues du périmètre. Définissez comment reconnaître une même demande reçue sur plusieurs canaux, ainsi que la procédure utilisée pour éviter de la traiter deux fois.

Comment éviter que les commerciaux perçoivent le site comme un concurrent ?

Clarifiez leur rôle et les règles d’attribution des commandes avant l’ouverture. Associez les commerciaux au choix des clients pilotes et réservez-leur les demandes nécessitant conseil ou négociation. Le portail doit s’intégrer à l’organisation commerciale, pas créer une compétition interne.

Une boutique B2B doit-elle intégrer l’intelligence artificielle dès le départ ?

Pas nécessairement. Commencez par fiabiliser les références, les prix et les commandes. Une aide à la recherche de produits peut ensuite être étudiée si le besoin est établi, avec des tests spécifiques pour éviter de recommander une référence incompatible.

Passez du besoin commercial à un projet chiffrable

Avant d’envoyer votre cahier des charges e-commerce B2B, réunissez trois éléments : vos règles commerciales arbitrées, vos commandes de test et la liste des informations à échanger avec votre gestion. Vous disposerez alors d’une base concrète pour discuter du périmètre et du budget.

Si des choix restent ouverts, la séance de consulting IT offerte par Novane permet d’échanger sur le cadrage de votre projet. Venez avec un exemple de commande, votre organisation actuelle et vos principales contraintes : ce sont les meilleurs points de départ pour identifier ce qu’il faut vérifier avant de demander un devis.